Nutzungsbedingungen – WerkFlow

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Nutzer die App über den Google Play Store zur Verfügung. Die App bietet insbesondere folgende Funktionen:

• Erstellung, Verwaltung und Export (PDF) von Angeboten und von Kostenvoranschlägen (unverbindliche Kostenschätzungen, bei geänderten Kosten als neue Fassung)
• Erstellung von Rechnungen, Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen mit fortlaufender Rechnungsnummer, als PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931) bzw. als XRechnung für öffentliche Auftraggeber
• Verwaltung von Kundendaten
• Verwaltung einer Material-Preisliste
• KI-gestützte Analyse von Fotos, Sprachaufnahmen und Textbeschreibungen zur automatisierten Erstellung von Angebots- und Kostenvoranschlagsvorschlägen sowie von Rechnungspositionen und Leistungstexten für Rechnungen ohne vorheriges Angebot
• Digitale Unterschriftenerfassung, auch für die Annahme eines Angebots durch den Kunden
• Auftragsbestätigungen mit Nachweis, wann und wie der Kunde angenommen hat; bei Verträgen mit Verbrauchern außerhalb von Geschäftsräumen oder im Fernabsatz einschließlich der amtlichen Muster-Widerrufsbelehrung und des Muster-Widerrufsformulars (Anlage 1 und 2 zu Art. 246a EGBGB)
• Freie Notizen und Diktierfunktion
• Export der eigenen Daten
• Unterstützung einer GoBD-konformen Arbeitsweise: unveränderbare Archivierung versendeter Angebote und Rechnungen, Änderungsprotokoll, Export für Steuerberater und Betriebsprüfung (ZIP-Archiv nach dem Beschreibungsstandard für die Datenüberlassung, DATEV-Buchungsstapel) sowie eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation

(2) Die App wird in einer kostenlosen Testversion (3 kostenlose KI-Angebote und 3 kostenlose KI-Rechnungen, keine Kreditkartenangabe erforderlich) sowie in kostenpflichtigen Abonnement-Tarifen („Solo“, „Kleiner Betrieb“, „Pro“) angeboten. Der jeweilige Funktionsumfang der Tarife ergibt sich aus der Darstellung in der App zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. In der Testversion ist die Diktierfunktion (Sprache zu Text) an das jeweilige Kontingent gebunden: In Angeboten steht sie zur Verfügung, solange noch kostenlose KI-Angebote übrig sind, in Rechnungen, solange noch kostenlose KI-Rechnungen übrig sind, und in Notizen, bis beide Kontingente aufgebraucht sind. Danach ist das Diktat im jeweiligen Bereich ohne Abonnement gesperrt. Mit einem Abonnement bleibt das Diktat überall verfügbar, auch nach Erreichen des monatlichen Kontingents. Ein KI-Kostenvoranschlag zählt wie ein KI-Angebot. Eine KI-Analyse wird auf das Kontingent angerechnet, sobald sie ein Ergebnis liefert; das gilt auch dann, wenn der Nutzer das Ergebnis anschließend verwirft oder den Beleg nicht speichert oder versendet. Schlägt die Analyse aus technischen Gründen fehl oder erkennt die App, dass die Beschreibung keine berechenbare Leistung enthält, wird sie nicht angerechnet, es sei denn, der Nutzer lässt die Analyse dennoch ausdrücklich fortsetzen.

(3) Die von der App KI-gestützt erstellten Vorschläge (Materialerkennung, Arbeitszeitschätzung, Rechnungspositionen, Leistungstexte) sind unverbindliche Vorschläge. Der Nutzer ist verpflichtet, alle automatisiert generierten Angaben vor deren Verwendung in einem Angebot, einem Kostenvoranschlag oder einer Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit KI-generierter Inhalte. In der Beschreibung genannte Preise werden als Nettopreise übernommen; als brutto bezeichnete Preise rechnet die App mit dem im Profil hinterlegten Steuersatz auf netto um.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang der App im Rahmen der technischen Weiterentwicklung anzupassen, zu erweitern oder einzuschränken, sofern dies dem Nutzer zumutbar ist und der vertraglich vereinbarte Kernumfang der jeweils gebuchten Leistung erhalten bleibt.

(5) Die App unterstützt eine GoBD-konforme Arbeitsweise; sie ist kein zertifiziertes Buchführungssystem und ersetzt weder die Buchführung noch die steuerliche Beratung. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen, für eine vollständige Verfahrensdokumentation und für die mit dem Steuerberater abgestimmte Kontenzuordnung im DATEV-Export liegt beim Nutzer.

§ 3 Vertragsschluss, Registrierung

(1) Zur Nutzung der App ist eine Registrierung mit gültiger E-Mail-Adresse und selbst gewähltem Passwort erforderlich.

(2) Mit Abschluss der Registrierung kommt zwischen dem Nutzer und dem Anbieter ein Nutzungsvertrag über die kostenlose Testversion zustande.

(3) Der Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements erfolgt durch Auswahl eines Tarifs innerhalb der App und Bestätigung des Kaufvorgangs über Google Play Billing. Mit Abschluss des Kaufvorgangs über Google Play kommt der Abonnementvertrag zwischen dem Nutzer und dem Anbieter zustande. Es gelten ergänzend die Nutzungsbedingungen von Google Play.

(4) Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu machen und diese im Falle einer Änderung unverzüglich zu aktualisieren.

§ 4 Preise, Zahlung, Abonnement, Kündigung

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses in der App angezeigten Preise. Alle Preise verstehen sich inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit anwendbar.

(2) Automatische Verlängerung: Kostenpflichtige Abonnements verlängern sich automatisch um den jeweils gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich), sofern sie nicht spätestens 24 Stunden vor Ablauf des laufenden Zeitraums über die Google Play-Kontoeinstellungen gekündigt werden.

(3) Kündigung: Die Kündigung eines Abonnements erfolgt ausschließlich über die Abonnementverwaltung von Google Play (Google Play Store → Abonnements). Der Anbieter selbst hat keinen direkten Zugriff auf die Kündigung des Google-Play-Abonnements.

(4) Zahlungsabwicklung: Die gesamte Zahlungsabwicklung erfolgt über Google Play Billing. Der Anbieter erhält zu keinem Zeitpunkt Kenntnis von Zahlungsmitteldaten (z. B. Kreditkartennummern) des Nutzers.

(5) Bei Nichtzahlung oder Rückbuchung eines fälligen Abonnementbetrags ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu den kostenpflichtigen Funktionen zu sperren, bis die offene Forderung beglichen ist.

(6) Ein gesetzliches Widerrufsrecht nach § 355 BGB besteht mangels Verbrauchereigenschaft des Nutzers (§ 1 Abs. 2) grundsätzlich nicht. Etwaige Widerrufs- oder Rückerstattungsansprüche gegenüber Google Play richten sich ausschließlich nach den Bedingungen von Google Play.

§ 5 Pflichten des Nutzers

(1) Der Nutzer ist für sämtliche in der App eingegebenen oder über die App verarbeiteten Daten (insbesondere Kundendaten, Angebots- und Rechnungsdaten, Fotos) selbst verantwortlich.

(2) Der Nutzer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter (insbesondere seiner eigenen Kunden) über die App die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die DSGVO, einzuhalten. Der Nutzer ist im Verhältnis zu seinen eigenen Kunden datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(3) Der Nutzer verpflichtet sich, beim Fotografieren im Rahmen der KI-Analyse-Funktion (z. B. auf Baustellen oder in Kundenwohnungen) sicherzustellen, dass keine Personen oder sensiblen privaten Unterlagen erkennbar abgebildet werden, sofern dies nicht zur Leistungserbringung erforderlich und rechtlich zulässig ist.

(4) Der Nutzer verpflichtet sich, seine Zugangsdaten (E-Mail, Passwort) geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

(5) Es ist untersagt, die App zu nutzen, um rechtswidrige, beleidigende, diskriminierende oder gegen Rechte Dritter verstoßende Inhalte zu erstellen, zu speichern oder zu verbreiten.

(6) Der Nutzer ist für die inhaltliche Richtigkeit der von ihm erstellten und an seine Kunden versendeten Angebote und Rechnungen (einschließlich Preisen, Steuerangaben und der Pflichtangaben nach § 14 UStG) allein verantwortlich. Eine Prüfung der Inhalte durch den Anbieter findet nicht statt. Das gilt auch für Kostenvoranschläge: Der Nutzer entscheidet über die Kosten, die er seinem Kunden nennt, und ist dafür verantwortlich, dem Kunden eine zu erwartende wesentliche Überschreitung unverzüglich anzuzeigen (§ 649 BGB). Die Hinweise der App dazu, etwa die Warnung bei einer Rechnung, die mehr als 15 % über dem Kostenvoranschlag liegt, sind eine Erinnerung und keine Rechtsberatung. Die App unterstützt die Einhaltung der Pflichtangaben, ersetzt aber keine steuerliche Beratung.

(7) Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Rechnungen, Angebote und sonstige Geschäftsunterlagen (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG) treffen den Nutzer. Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie Angebote und Kostenvoranschläge, aus denen ein Auftrag hervorgegangen ist, sind 8 Jahre aufzubewahren, Angebote und Kostenvoranschläge ohne anschließenden Auftrag 6 Jahre; die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist speichert die App versendete Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen unveränderbar: Korrekturen sind nur über eine Stornorechnung bzw. eine neue Angebotsversion mit neuer Nummer (bei einem Kostenvoranschlag: neue Fassung mit angehängter Fassungsnummer) möglich, gelöscht werden kann ein versendeter Beleg erst nach Fristablauf.

(8) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht der Anbieter die betroffenen Belege einschließlich PDF und E-Rechnung automatisch am 31. März des folgenden Jahres. Ab dem 1. Oktober des letzten Aufbewahrungsjahres weist die App darauf hin und bietet die Belege zum Herunterladen an. Verlängert sich die Aufbewahrungsfrist im Einzelfall, etwa wegen einer Außenprüfung oder eines Einspruchs (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), hat der Nutzer die Aufbewahrung in der App rechtzeitig zu verlängern oder die Belege vorher selbst zu sichern. Der Anbieter empfiehlt, die Belege zusätzlich mindestens einmal jährlich über den Export für Steuerberater auf einem eigenen Datenträger zu sichern. Vor einer Kündigung oder Kontolöschung hat der Nutzer seine aufbewahrungspflichtigen Unterlagen selbst zu sichern.

(9) Die App ersetzt keine rechtliche Beratung. Der Nutzer ist allein dafür verantwortlich, die gegenüber seinen eigenen Kunden geltenden Informations- und Belehrungspflichten einzuhalten. Das gilt insbesondere für Verträge mit Verbrauchern, die außerhalb von Geschäftsräumen oder im Fernabsatz geschlossen werden (§§ 312b, 312c BGB): Hier besteht ein Widerrufsrecht, über das der Nutzer nach Art. 246a EGBGB zu belehren hat. Die App stellt dafür die amtliche Muster-Widerrufsbelehrung und das Muster-Widerrufsformular unverändert bereit und ergänzt sie um die Angaben aus dem Firmenprofil. Ob im Einzelfall ein Widerrufsrecht besteht, ergibt sich aus den Angaben des Nutzers in der App, insbesondere ob der Kunde Verbraucher ist und wo der Vertrag geschlossen wurde. Der Nutzer ist für die Richtigkeit dieser Angaben, für vollständige und aktuelle Firmendaten sowie dafür verantwortlich, dass seine Kunden Belehrung und Auftragsbestätigung rechtzeitig erhalten. Die Unterschrift, die ein Kunde in der App leistet, ist eine einfache elektronische Signatur; sie ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform.

§ 6 KI-gestützte Funktionen

(1) Die KI-gestützte Analyse von Fotos, Sprachaufnahmen und Textbeschreibungen wird primär über Google Gemini (kostenpflichtiger Tarif) bereitgestellt. Ist Google Gemini vorübergehend nicht verfügbar, wird die Anfrage automatisch als technischer Fallback an OpenAI (GPT-4o) weitergeleitet, damit die Funktion weiterhin genutzt werden kann. Die Nutzung dieser Funktion setzt eine gesonderte Einwilligung des Nutzers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO voraus, die jederzeit in den App-Einstellungen widerrufen werden kann.

(2) Die Ergebnisse der KI-Analyse stellen unverbindliche Vorschläge dar. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-generierten Vorschläge für den jeweiligen Einzelfall.

(3) Nähere Informationen zur Datenübermittlung im Rahmen der KI-Analyse ergeben sich aus der Datenschutzerklärung der App.

§ 7 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Nutzer für die Dauer des Nutzungsvertrags ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung der App entsprechend ihrer bestimmungsgemäßen Funktion ein.

(2) Sämtliche Rechte an der App selbst (Software, Quellcode, Design, Marken) verbleiben beim Anbieter bzw. den jeweiligen Rechteinhabern. Eine Vervielfältigung, Dekompilierung, Bearbeitung oder sonstige Nutzung über den vertraglich vereinbarten Zweck hinaus ist nicht gestattet, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist (z. B. § 69e UrhG).

(3) Vom Nutzer in die App eingegebene Daten (Angebote, Rechnungen, Kundendaten, Materiallisten, Logos) verbleiben im Eigentum des Nutzers. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung.

§ 8 Verfügbarkeit, Änderungen, Wartung

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der App, kann jedoch keine 100%ige Verfügbarkeit garantieren. Wartungsarbeiten, technische Störungen oder Ausfälle bei eingesetzten Drittanbietern (insbesondere Supabase, Google, OpenAI, RevenueCat, Resend) können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.

(2) Der Anbieter behält sich vor, die App im Rahmen der Weiterentwicklung technisch anzupassen, sofern dies dem Nutzer zumutbar ist.

(3) Bei wesentlichen Änderungen dieser AGB wird der Anbieter den Nutzer in angemessener Frist vor Inkrafttreten in Textform (z. B. per E-Mail oder In-App-Hinweis) informieren. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von 6 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf diese Wirkung wird der Nutzer in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche aus der Verletzung von Datenschutzvorschriften, soweit diese nach der DSGVO zwingend sind.

(5) Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit KI-generierter Inhalte (§ 6 Abs. 2) sowie für Inhalte, die der Nutzer selbst in die App eingibt oder über die App an Dritte versendet.

(6) Für Schäden, die durch Störungen, Ausfälle oder Datenverluste bei eingesetzten Drittanbietern (Supabase, Google, OpenAI, RevenueCat, Resend, Google Play) entstehen, haftet der Anbieter nur, soweit ihn ein eigenes Verschulden bei der Auswahl oder Überwachung dieser Dienstleister trifft.

§ 10 Datenschutz

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der App ergeben sich aus der gesonderten Datenschutzerklärung, die in der App unter „Einstellungen → Datenschutzerklärung“ sowie online abrufbar ist.

§ 11 Vertragslaufzeit, Kündigung des Nutzungsvertrags, Account-Löschung

(1) Der Nutzungsvertrag über die kostenlose Testversion wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten jederzeit ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden.

(2) Kostenpflichtige Abonnements laufen für die gewählte Vertragslaufzeit (monatlich) und verlängern sich automatisch gemäß § 4 Abs. 2.

(3) Der Nutzer kann sein Nutzerkonto jederzeit über die Funktion „Account löschen“ in den App-Einstellungen unwiderruflich löschen lassen. Mit der Löschung werden sämtliche zugehörigen Daten endgültig entfernt, auch Angebote und Rechnungen. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen hat der Nutzer vorher selbst zu sichern (§ 5 Abs. 7 und 8); die App bietet dazu vor der Löschung den Export aller Jahre an.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen des Nutzers gegen diese AGB, insbesondere gegen § 5.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ist der Nutzer Kaufmann im Sinne des HGB, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (Isny im Allgäu).

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

(4) Änderungen oder Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform, soweit nicht das Verfahren nach § 8 Abs. 3 zur Anwendung kommt.

Kontakt

Bei Fragen zu diesen AGB wenden Sie sich bitte an:

• SimplyNext
• E-Mail: info@simplynext.de
• Telefon: 01743389049